سياسة الإبلاغ عن المخالفات

1-1 أهداف هذه السياسة
a. تلتزم سياسة الإبلاغ عن المخالفات (المشار إليها فيما يلي باسم "السياسة") لدى سلطة مدينة إكسبو دبي والشركات التابعة لها (المشار إليهم فيما يلي مجتمعين باسم "مدينة إكسبو") بنهج "عدم التسامح مطلقاً" مع أي ممارسات غير قانونية أو فعل احتيالي يتم ارتكابه، وتتطلب من إدارتها وموظفيها مراعاة معايير عالية من أخلاقيات العمل والشخصية في أداء واجباتهم ومسؤولياتهم
b. تطلب مدينة إكسبو من المدراء والموظفين مراعاة معايير عالية من أخلاقيات العمل والشخصية في أداء واجباتهم ومسؤولياتهم. يتعين على موظفي وممثلي مدينة إكسبو ممارسة الصدق والنزاهة في الوفاء بمسؤولياتهم والتقيد بكافة القوانين واللوائح المعمول بها في دولة الإمارات العربية المتحدة
c. توضح هذه الوثيقة إرشادات الإبلاغ عن المخالفات المعمول بها داخل مدينة إكسبو d. وفي هذا الصدد، يمكن تعريف المبلِّغ عن المخالفات بأنه أي فرد (موظف في مدينة إكسبو وأي طرف ثالث) شهد على أو لاحظ ممارسة غير قانونية، أو نشاطاً احتيالياً ولجأ إلى استخدام الأساليب المحددة في هذه السياسة
e. تؤمن مدينة إكسبو بشدة بأن المبلغين عن المخالفات سيمكنون من اكتشاف الممارسات غير القانونية أو النشاط الاحتيالي والتعامل معه بطريقة مناسبة
f. تتمثل أهداف سياسة المبلغين عن المخالفات في وضع إرشادات وإجراءات من أجل:

• تقديم المخاوف بشأن المسائل المشكوك فيها من قبل الموظفين والمدراء والمسؤولين وأصحاب المصلحة الآخرين في مدينة إكسبو، بطريقة سرية ومجهولة
• استلام الشكاوى التي تتلقاها مدينة إكسبو والاحتفاظ بها ومعالجتها
• حماية المبلغين عن المخالفات الذين يبلغون عن المخاوف من الإجراءات الانتقامية

1-2 نطاق هذه السياسة
a. تنطبق هذه السياسة على كافة مدراء وموظفي مدينة إكسبو (متضمناً الموظفون المنتدبون والمعارون من خارج الملاك) بما في ذلك أي مستشارين أو أشخاص يعملون مع مدينة إكسبو
b. يمكن أيضاً استخدام هذه السياسة من قبل أي فرد هو جزء من مدينة إكسبو ويرغب في الإبلاغ عن سوء الممارسة أو النشاط الاحتيالي

1-3 استخدام ومراقبة هذه السياسة
a. التقيد بأحكام ومتطلبات هذه الوثيقة إلزامي لكافة الموظفين والمستشارين في مدينة إكسبو
b. ينبغي اقتصار إمكانية الوصول إلى السياسة على "القراءة فقط" لكافة المستخدمين لمنع التعديل غير المصرح به
c. تكون إدارة الحوكمة هي المشرف على سياسة الإبلاغ عن المخالفات. لضمان أن تكون السياسة التي يشير إليها أي قارئ هي النسخة الحالية، تُحفظ السياسة في مستودع إلكتروني مركزي على شبكة مدينة إكسبو. يجب توفير الموقع الدقيق للسياسة لكافة الإدارات/المستخدمين من قبل إدارة الحوكمة
d. يعتبر نائب الرئيس الأول - مكتب إدارة المحفظة هو مالك هذه السياسة
e. تمت الموافقة على هذه السياسة من قبل الرئيس التنفيذي لمدينة إكسبو، وأي تعديلات على هذه السياسة تتطلب موافقة من الرئيس التنفيذي. ينبغي الموافقة على التغييرات في النماذج والقوالب المحددة في هذه السياسة من قبل نائب الرئيس الأول - مكتب إدارة المحفظة

2-1 الإبلاغ عن المخالفات
a. يوصى المبلغ عن المخالفات بالإبلاغ عن المعلومات المتعلقة بالممارسات غير القانونية أو مخالفات سياسات مدينة إكسبو ("مخالفة") والتي يعتقد المبلغ عن المخالفات بحسن نية أنها موثوقة
b. ينبغي الإبلاغ عن المعلومات إلى نائب الرئيس الأول - مكتب إدارة المحفظة، أو نائب الرئيس- قسم الامتثال
c. يتعين على أي شخص يبلغ عن مخالفة أن يتصرف بحسن نية، وأن يكون لديه أسباب معقولة للاعتقاد بأن المعلومات المشاركة في التقرير تشير إلى حدوث المخالفة. d. بناءً على طبيعة أنشطة مدينة إكسبو، فيما يلي المخالفات المحتملة التي يمكن الإبلاغ عنها:

1. مخالفة السلوك المهني، والسلوك غير الأخلاقي من قبل الموظفين بما في ذلك أي فعل خيانة أمانة أو احتيال أو محاولة القيام بذلك الفعل من قبل موظفي مدينة إكسبو
2. عدم الإعلان عن تضارب المصالح (على سبيل المثال، شخص يستخدم منصبه في مدينة إكسبو لتعزيز مصالحه الخاصة أو مصالح الآخرين)؛
3. الكشف عن معلومات سرية وملكية لأطراف ثالثة دون إذن
4. تزوير أو تغيير أي سجلات رسمية لمدينة إكسبو بما في ذلك تزوير التوقيعات
5. التغيير غير المصرح به أو إضافة أو إزالة معلومات من السجلات اليدوية لمدينة إكسبو أو أنظمة المعلومات
6. التقارير المالية الاحتيالية بما في ذلك التلاعب بالبيانات المحاسبية
7. اختلاس أو إساءة استخدام الأموال أو الإمدادات أو الأصول الأخرى
8. سوء التعامل أو الإبلاغ عن الأموال أو المعاملات المالية
9. إتلاف أو إزالة أو الاستخدام غير المناسب للسجلات الرسمية والأثاث والتجهيزات والمعدات والأصول
10. الإهمال المالي (بما في ذلك مطالبات النفقات الكاذبة أو إساءة استخدام الأشياء الثمينة)
11. دفع فواتير كاذبة (أو مبالغ فيها)، سواء تم إعدادها ذاتياً أو تم الحصول عليها من خلال التواطؤ مع الموردين
12. توفير امتيازات غير مستحقة للموردين، أو منح الأعمال للموردين المفضلين، مقابل عمولات/امتيازات
13. قبول أو طلب أي شيء ذي قيمة مادية من موردي مدينة إكسبو
14. عرض أو إعطاء أو قبول أو الموافقة على أو استلام أو الوعد بدفع شيء ما ذو قيمة من أجل الحصول على ميزة تجارية أو تعاقدية أو تنظيمية أو شخصية
15. مخالفة أي قانون أو لوائح
16. التجاوز المتعمد للضوابط الداخلية المعمول بها مما يؤدي إلى الاحتيال
17. تهديد صحة وسلامة الموظفين
18. الحوادث التي تنطوي على التحرش أو التنمر أو العنف أو التهديد بالعنف، مما يتسبب بأضرار جنائية
19. التمييز على أساس الجنس أو العرق أو الإعاقة أو العمر
20. إساءة استخدام الصلاحيات أو السلطة المفوضة
21. التستر على أي من الأمور المذكورة أعلاه
22. أي مخالفة مماثلة أو ذات صلة

2-2 سلطة لجنة التدقيق
a. ينبغي إحالة كافة المخالفات المبلغ عنها إلى لجنة التدقيق من قبل نائب الرئيس الأول- مكتب إدارة المحفظة أو نائب الرئيس في قسم الامتثال بما يتماشى مع إجراءات الإبلاغ عن المخالفات في مدينة إكسبو
b. تكون لجنة التدقيق مسؤولة عن التحقيق وتقديم التوصيات المناسبة إلى الرئيس التنفيذي فيما يتعلق بكافة المخالفات المبلغ عنها

2-3 حماية المبلِّغ عن المخالفات
a. تهدف هذه السياسة إلى تشجيع وتمكين موظفي مدينة إكسبو والمستشارين والعملاء والمرخصين والموردين من الإشارة إلى المخالفات داخل مدينة إكسبو للتحقيق فيها واتخاذ الإجراء المناسب
b. بناءً على ذلك، أي موظف أو مستشار أو عميل أو مرخص أو مورد يبلغ عن مخالفة بحسن نية، لن يخضع للانتقام أو، في حالة الموظف، يتعرض لعواقب سلبية في العمل
c. علاوة على ذلك، يخضع الموظف الذي ينتقم من شخص أبلغ عن مخالفة بحسن نية لإجراءات تأديبية وفقاً لسياسات مدينة إكسبو التأديبية

2-4 قناة إعداد التقارير
a. تشجع مدينة إكسبو الموظفين على مناقشة المخالفات مع مديرهم المباشر الذي سيبلغ عنها إلى نائب الرئيس الأول- مكتب إدارة المحفظة أو نائب الرئيس في قسم الامتثال. إذا لم يكن المبلغ عن المخالفات مرتاحًا للإبلاغ إلى مديره المباشر، ينبغي عليه إبلاغ الأمر مباشرة إلى نائب الرئيس الأول- مكتب إدارة المحفظة أو نائب الرئيس في قسم الامتثال
b. بناءً على جدارة الشكوى وبالتشاور مع الرئيس التنفيذي، يقوم نائب الرئيس الأول- مكتب إدارة المحفظة أو نائب الرئيس في قسم الامتثال برفع الشكوى إلى رئيس لجنة التدقيق مع إرسال نسخة إلى الرئيس التنفيذي
c. تقرر لجنة التدقيق بدورها بدء التحقيقات أو غير ذلك
d. ينبغي على المبلغ عن المخالفات الإبلاغ عن المخالفات بالطرق التالية:

• الاجتماع المباشر: يجوز للمبلغ عن المخالفات اختيار الإبلاغ عن المخالفة إلى نائب الرئيس الأول- مكتب إدارة المحفظة أو نائب الرئيس في قسم الامتثال شخصياً
• الاتصال الهاتفي: يجوز للمبلغ عن المخالفات اختيار الإبلاغ عن المخالفة على الرقم 2424 555 04
• البريد الإلكتروني: يجوز للمبلغ عن المخالفات الذي يكتشف/يواجه مخالفة، اختيار رفع المخالفة عن طريق إرسال بريد إلكتروني إلى عنوان البريد الإلكتروني Whistleblowing@expocitydubai.ae e. ينبغي على المبلغين عن المخالفات الذين يبلغون عن مخالفة معروفة أو مشتبه بها تقديم المعلومات التالية:
• اسم ومنصب وأرقام الاتصال الخاصة بالمبلغ عن المخالفات (إذا رغب بذلك)؛
• الاسم الكامل ومنصب الشخص (الأشخاص) الذي تم تقديم شكوى ضده/الإبلاغ عنه؛
• تفاصيل المخالفة؛
• الوقائع ذات الصلة/المادية والأسباب المعقولة للمخالفة؛ و
• الأدلة التي تدعم التقرير (إن وجدت)

2-5 التحقيق
a. تلتزم إكسبو ستي بالتحقيق في جميع المخالفات التي تم الإخبار عنها. في حال التأكد من وجود المخالفات، من حق نائب الرئيس الأول في مكتب إدارة المحفظة الاستجابة للشخص المبلغ عن المخالفات، ووضع خطة العمل العامة من قبل الإدارة
b. تُجرى جميع التحقيقات بطريقة عادلة ومستقلة وفي الوقت المناسب وستُبذل كل الجهود للحفاظ على السرية أثناء التحقيق
c. فورَ الانتهاء من التحقيق، يمكن إبلاغ الشخص المبلغ عن المخالفة بنتيجة التحقيقات بالإضافة إلى أي خطوات تصحيحية يتم اتخاذها

2-6 الشكاوى مجهولة المصدر
a. يمكن للمبلغين الذين يختارون أن يكون البلاغ مجهول المصدر، بسبب الخوف أو الضغط خاصة في المسائل عالية السرية والحساسة، تقديم تفاصيل المخالفة المشتبه بها بشكل كتابي
b. بالرغم من أن المحققين سيقومون ببذل كل الجهود للتحقيق في مثل هذه الشكاوى، إلا أنه لا يمكن أن تكون التحقيقات جيدة بشكل كافي نظرًا لأن المحققين لا يمكنهم الحصول على مزيد من المعلومات من الشخص المبلغ و/أو التأكد ما إذا كان التقرير قد تم بحسن نية. ومن الأفضل للمبلغين الكشف عن هويتهم إلى نائب الرئيس الأول في مكتب إدارة المحفظة وسيتم اتخاذ التدابير اللازمة للحفاظ على السرية

2-7 السرية
a. يلتزم جميع موظفي إكسبو ستي بشرط السرية ولا يجوز الكشف عن أي معلومات تم معرفتها أثناء العمل لأي شخص خارج إكسبو ستي وعدم استخدامها لصالح الموظف أو لصالح الآخرين. ومع هذا، يجوز للمبلغين عن المخالفات مشاركة المستندات والأدلة ذات الصلة كجزء من عملية الإبلاغ عن المخالفات وقد يُطلب منهم الإفصاح عن المزيد من الأدلة والمستندات الداعمة كجزء من عملية التحقيق
b. يتوجب على كل فرد يقدم معلومات كجزء من التحقيق أن يحافظ على سرية تلك المعلومات وبالتالي سرية التحقيق. بالإضافة إلى ذلك، يجب اعتبار جميع المعلومات المبلغ عنها إلى نائب الرئيس الأول في مكتب إدارة المحفظة ولجنة التدقيق، بغض النظر عن طريقة تلقيها، سرية ولا يستطيع الإخبار عنها أو مناقشتها مع أي فرد آخر، إلا لأغراض إجراء التحقيقات
c. يتناول نائب الرئيس الأول في مكتب إدارة المحفظة ولجنة التدقيق جميع التقارير بسرية تامة لحماية حقوق أي طرف يتم التحقيق معه

2-8 الادعاءات الكيدية
a. يوصى المبلغين عن المخالفات بعدم تقديم ادعاءات كاذبة أو سخيفة، وأي استخدام كيدي لسياسة المبلغين من قبل موظفي إكسبو ستي سيؤدي إلى فرض إجراءات تأديبية ضد المخبرين تصل إلى إنهاء الخدمة